?ぎょりの魚醤日記?

ITを中心に営業・技術・マーケティング・広報を学ぶヤツのブログ、というよりメモ帳。

コミュニティイベントで託児所を用意したはなし

こんにちは。 来年の目標を立てようと意気込んでいるぎょりです。

この記事は、Geek Women JapanのAdvent Calendar 2016 12日目のものです。

今年11月3日に開催されたGeek Women Japan 2016で少しだけスタッフとしてお手伝いしました。手伝ったのはプロサービスを利用した託児所の手配と会場WiFiの手配。 私自身、今回のイベントで初めてプロサービスを利用した託児所を用意する手配を行ったので、「イベントで託児所を用意したい」という方に少しでも役に立てたらと思い、記録します。

経緯

イベントのターゲット層が「女性技術者」ということもあり、子育て中の方でも参加していただきたい、参加しやすい環境を用意したい、という考えから託児所を用意すると決まりました。 イベントにおける託児所は様々な形で用意することができます。もちろん無料でもアイディア次第で用意できます!その中で、Geek Women Japan 2016では、イベントの主催者のお2人の意向で、プロの託児所サービスを利用することになりました。

お願いしたプロのサービス

PyConコミュニティの方から教えていただき、アルファコーポレーションさんにお願いしました。

alpha-co.com

アルファコーポレーションさんのさまざまなサービスの中にイベント向けの1日だけ、とか数日間、の単位で出張託児所を行ってくださるプランがあります。 託児人数10名単位で契約可能で、最初に見積りをいただき、メールと電話とで調整しました。

www.alpha-co.com

イベント主催側で用意すること

  • 託児所の利用の有償/無償の確定
  • 託児所規模の確定
  • 規模に応じたアルファコーポレーションさんへの見積り等依頼
  • 参加者への告知
    • 託児所の開始と終了時刻、事前の登録を必ず行うこと
    • 託児所を用意するコミュニティ主催者の立場の明言
  • アルファコーポレーションさんの搬入搬出経路の確認と確保

アルファコーポレーションさんが用意してくださること

  • 参加者登録用WEBサイト及び契約書、申込書の用意
  • 当日の会場設営
  • 当日必要な機材等の用意及びその搬入搬出

当日

アルファコーポレーションさんが何から何までやってくださって主催側ではほとんど何もしませんでした。やったことといえば搬入搬出経路と会場への案内ぐらい。イベントのスポンサーさんからぬいぐるみの提供があったのはありがたかったです。ぬいぐるみをきっかけに当日託児所があることを知っていただくこともできました。

当日「登録していなかったけれど預けたい」というご希望をいただきました。アルファコーポレーションさんにお願いしていた最大登録数の内でおさまったため対応することができました。これは事前の告知が足りなかったことが原因ですので、イベントを主催する方は早め早めに告知しておくことをおすすめします。

これらでかかった金額は10万円ぐらいです。 特に問題も起きず、無事に終わりました。よかったよかった。

まとめ

この用意をしていく中でイベントを主催したことのある様々な方とお話する機会がありました。イベントで託児所を用意する際には

  • 外部サービスを利用する
  • イベント主催側で託児用の場所だけ提供する
  • 家族が参加できる環境を整えてお世話はその家族が行う
  • 会場に子供を連れたまま入れる環境を整える

など様々な方法があることを改めて知ることができました。

イベントで託児所を用意すると、参加できる方の幅が拡がるので非常に良いと思います。託児所を用意する場合のイベント主催側の立場は明確にする必要があります。有償無償にするのも主催側の立場次第。個人的には有償であっても利用したい方が選択すれば良いと思いますが如何せん自分は子供がいないのでわかりません。ぜひそのような経験のある方に読んでいただき、フィードバック、コメントをいただけたらうれしいです。それによってまたイベントが参加者にとっても運営側にとっても良い形になれば良いです。

まぁ主催側としては、はやめはやめの行動をっ(自省を込めてw